Wil je écht het verschil maken met e-mailmarketing in de hospitality- of toerismesector? Dan is het belangrijk om verder te denken dan losse campagnes of nieuwsbrieven. De sleutel tot succes ligt in een doordachte, data-gedreven aanpak – waarbij je content, timing en automatisatie perfect op elkaar afstemt.
Ook externe factoren spelen daarbij een rol. Slecht weer? Ticket naar de zon, please! Boekingsgedrag wordt sterk beïnvloed door omstandigheden zoals het weer, vakantiedata of actualiteit. Wie daar slim op inspeelt, zit altijd een stap voor op de concurrentie.
Met deze 10 concrete stappen bouw je een stevig e-mailfundament: van het scherpstellen van je doelen tot het optimaliseren op resultaat. Geen complexe theorieën, maar praktische tips die je meteen kan toepassen om je communicatie relevanter, persoonlijker én effectiever te maken.
01. Begin met een duidelijk doel: wat wil je met e-mail echt bereiken?
Een sterke e-mailstrategie begint niet met de vraag “Wat sturen we deze maand?”, maar met een helder doel. Wil je meer directe boekingen genereren? Gasten aanmoedigen om terug te keren? Of extra omzet halen uit upgrades en arrangementen? Door je doelstellingen scherp te stellen, kan je gerichter segmenteren, gerichte content creëren en automatisaties opzetten die bijdragen aan je omzet én klantrelatie.
Maar minstens even belangrijk: what’s in it for de klant? Elke e-mail moet niet alleen jouw doelen dienen, maar ook een duidelijke meerwaarde bieden voor de ontvanger. Of dat nu inspiratie is, een persoonlijk voordeel of praktische informatie – hoe beter je inspeelt op de verwachtingen van je gast, hoe sterker de respons.
02. Ga aan de slag met de data die je al hebt
Je hoeft geen geavanceerde tools te hebben om datagedreven te starten. Vaak zit de waarde al in je huidige systemen: denk aan boekingsdata, verblijfsduur, herkomst, taalvoorkeur, interesses (zoals wellness, cultuur of avontuur), en klikgedrag uit eerdere e-mailcampagnes. Al die gegevens helpen je om je communicatie persoonlijker, relevanter en beter getimed te maken.
Ook je inschrijfformulieren zijn een waardevolle bron van input. Vraag niet alleen om naam en e-mailadres, maar durf subtiel te peilen naar interesses of reisplannen. Bijvoorbeeld: “Waar wil je graag naartoe?”, “Met wie reis je meestal?” of “Wat vind jij belangrijk aan een verblijf?” Zo bouw je aan een profiel dat je toelaat om nadien gerichte content te sturen – zonder dat je klant het gevoel heeft in een vragenlijst beland te zijn.
Voorbeeld uit de praktijk? Iemand schrijft zich in voor een nieuwsbrief van een strandhotel in Spanje. Als je weet dat die persoon vooral geïnteresseerd is in familieactiviteiten en reist in juli, kan je perfect inspelen met een flow vol zomerse tips, last-minute deals of gezinsvriendelijke arrangementen. Geen spam, wél service.
03. Segmenteren = scoren: spreek elke doelgroep gericht aan
Niet elke gast is gelijk, en dat vraagt om nuance in je communicatie. Wie een gezin met jonge kinderen op dezelfde manier aanspreekt als een zakenreiziger, laat kansen liggen. Maar let op: het ene sluit het andere niet uit. Iemand die doordeweeks reist voor business, kan in het weekend evengoed op zoek zijn naar een ontspannende zon-zee-strandvakantie met het gezin.
Door slim te segmenteren op bijvoorbeeld type gast, taal, verblijfsmoment, boekingskanaal of eerdere interacties, maak je je e-mails veel relevanter en persoonlijker. En laat dat nu net zijn waar hospitality om draait: inspelen op de mens achter de boeking.
Voorbeeld**:** iemand boekt een kamer van maandag tot donderdag met “business” als reismotief. Stuur na afloop geen reviewverzoek met “Hoe hebben jij en je gezin genoten van het zwembad?”, maar bied wél een zomeraanbieding aan voor een gezinsvakantie op dezelfde locatie. Relevantie = relatie.
04. Zet flows op die inspelen op het juiste moment
Een sterke e-mailstrategie bestaat niet uit losse campagnes, maar uit goed getimede, geautomatiseerde flows die de volledige klantreis ondersteunen. Denk aan een warme welkomstmail voor nieuwe leads, een pre-stay flow met praktische info of upsell-opties, en een post-stay mail om de ervaring mooi af te ronden met een bedankje, reviewverzoek of herhaalboeking.
Let wel: timing is alles. Iemand die vandaag boekt en morgen vertrekt, heeft geen boodschap aan een inspiratiemail met tips voor de omgeving – die wil gewoon weten waar hij kan parkeren. Andersom geldt ook: wie pas over drie maanden vertrekt, heeft nog geen behoefte aan incheckinformatie, maar wél aan dromen, plannen en beleven.
Slimme flows houden dus niet alleen rekening met wat je stuurt, maar vooral wanneer. Zo zorg je voor relevantie, verhoog je de betrokkenheid én automatiseer je zonder afstandelijk te worden.
05. Maak content die raakt én aanzet tot actie
Relevante content is key – zeker in toerisme en hospitality, waar sfeer en inspiratie centraal staan. Denk aan persoonlijke tips voor een verblijf, seizoensgebonden arrangementen of een unieke blik achter de schermen. Hoe dichter je boodschap aansluit bij het profiel en de interesses van je ontvanger, hoe groter de kans dat je mail niet alleen wordt gelezen, maar ook tot actie aanzet.
06. Gebruik micro-momenten om relevant te blijven
Niet elke e-mail moet een uitgebreide nieuwsbrief of geautomatiseerde flow zijn. Soms zit de kracht juist in kleine, contextuele momenten die je gebruikt om waarde te bieden. Denk aan een korte herinnering wanneer iemand in de buurt van je locatie is (op basis van GPS of timing), of een mail op de dag van vertrek met een “We wensen je een fantastische reis!”-boodschap.
Ook onverwachte momenten – zoals slecht weer op de bestemming (tip: indoor activiteiten?) of net een hittegolf thuis (“Ontsnap naar de frisse berglucht!”) – zijn uitgelezen kansen om in te spelen op de beleving. Deze micro-momenten tonen dat je meedenkt, en versterken het gevoel van persoonlijke service.
07. Testen, leren, verbeteren: zo haal je méér uit elke campagne
Wat vandaag werkt, werkt misschien binnen zes maanden niet meer. Daarom is het belangrijk om voortdurend te testen en te optimaliseren. Experimenteer met onderwerpregels, timing, visuals en call-to-actions. Kijk verder dan de open rate, en focus op wat écht telt: conversies, klantentevredenheid en herhaalbezoek.
08. Verleid met visuals: breng je beleving tot leven
In hospitality draait alles om gevoel. Laat dat ook doorsijpelen in je e-mails. Kies voor kwalitatieve beelden, een herkenbare stijl en een duidelijke structuur. Een goede e-mail voelt als een verlengstuk van je merkbeleving – afhankelijk van hun merkwaarden.
09. Zorg voor een naadloze ervaring over alle kanalen heen
Je e-mails staan niet op zichzelf. Zorg dat ze naadloos aansluiten op je andere communicatiekanalen: van je website tot je social media, van je advertentiecampagnes tot je offline service. Hoe consistenter je verhaal, hoe sterker de merkbeleving én het vertrouwen.
10. Bouw aan vertrouwen én lange termijnrelaties
E-mail draait niet alleen om de korte termijn. Ja, je wil boekingen en conversies, maar minstens even belangrijk is de relatie die je opbouwt met je doelgroep. Vertrouwen, herkenbaarheid en consistentie zijn daarbij essentieel.
Gebruik e-mail dus ook om merkvoorkeur op lange termijn te versterken: toon je waarden, deel verhalen van gasten of medewerkers, of geef exclusieve toegang tot nieuwtjes of acties. Maak van je e-mails geen pure verkoopmachine, maar een merkervaring op zich. Want hoe sterker de band, hoe groter de kans dat je gasten terugkomen – en ambassadeurs worden.
E-mailcommunicatie hoeft niet ingewikkeld te zijn om effectief te zijn. Start met één flow, leer wat werkt en breid vervolgens stapsgewijs uit. Bij Pebble geloven we in een pragmatische aanpak die snel waarde oplevert – met slimme tools, relevante content en een strategie op maat van jouw bedrijf.
Benieuwd hoe marketing automation jouw hospitality- of toerismebedrijf kan helpen groeien?
We denken graag met je mee.
